pengertian otomatisasi perkantoran

Pengertian Otomatisasi Administrasi Perkantoran.

 

   Otomatisasi merupakan proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki system kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Otomatisasi adalah pengguna mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Hal ini menunjukan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya computer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan computer tertentu saja dengan tetap memperhatikan kesesuaiannya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

     Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (service) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan, seperti pencatatan, pembuatan, dan pengolahan naskah (wordprocessing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengolahan database, melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment) presentasi; konrespondensi,dokumentasi dan sebagainya.

     Dengan demikian, otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan  tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatisasi dengan menggunakan peralatan mekanis, khususnya computer. Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat computer untuk keperluan perkantoran.

     Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elekronis (electronicofficele-office). perkantoran eleltronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokan (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara nomor 12/KEP/M.Pan/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

     Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan.

     Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah wordprocessing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST), yaitu mesin keeik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkan dalam pita magnetic secara otomatis.